Skip to main content

Arhivska knjiga

Uputstvo za opciju "Arhivska knjiga" u programu Dramin RMP System 4.0

Arhivska knjiga

Svrha forme​

Forma Arhivska knjiga služi za pregled, unos, izmenu, brisanje, pretragu, štampu i automatsko popunjavanje evidencije arhivske knjige.

U formi se vode stavke sa podacima kao što su:

  • redni broj,
  • godina,
  • klasifikaciona oznaka,
  • naziv,
  • opis,
  • rok čuvanja,
  • količina,
  • lokacija,
  • napomena,
  • status zaključavanja,
  • oznaka da li je stavka automatski generisana.

Šta forma omogućava​

1. Pregled postojećih stavki​

Prilikom otvaranja forme automatski se učitavaju sve stavke arhivske knjige iz baze podataka.

Podaci su sortirani:

  • prvo po godini opadajuće,
  • zatim po rednom broju.

2. Dodavanje nove stavke​

Nova stavka se dodaje preko opcije:

  • Novi,
  • ili dugmeta za dodavanje u navigatoru.

Kod nove stavke sistem automatski popunjava:

  • sledeći slobodan redni broj,
  • tekuću poslovnu godinu,
  • datum i vreme kreiranja,
  • korisnika koji je uneo stavku.

Nakon dodavanja, kursor se automatski postavlja na polje Naziv radi bržeg unosa.

3. Izmena postojećih stavki​

Operater može menjati podatke u stavkama koje nisu zaključane.

Kod izmene sistem automatski beleži:

  • datum i vreme izmene,
  • korisnika koji je izvršio izmenu.

Ako se promeni RedBr, sistem automatski prilagođava ostale redne brojeve kako ne bi došlo do preklapanja.

4. Brisanje stavke​

Moguće je obrisati trenutno selektovanu stavku, uz potvrdu korisnika.

Pri brisanju:

  • zaključane stavke nije moguće obrisati,
  • nakon brisanja sistem automatski renumeriše sledeće redove.

5. Snimanje promena​

Sve izmene se čuvaju tek nakon izbora opcije:

  • Snimi.

Ako nema promena, sistem o tome obaveštava korisnika.

Prilikom zatvaranja forme, ako postoje nesnimljene promene, korisnik dobija pitanje da li želi da ih snimi pre izlaska.

6. Zaključavanje i otključavanje stavke​

Stavku je moguće zaključati ili otključati.

Zaključana stavka:

  • ne može da se menja,
  • ne može da se briše.

Otključavanje:

Za otključavanje je potrebna dodatna provera korisnika i lozinke.

Ova opcija služi za zaštitu finalizovanih stavki od naknadnih izmena.

7. Pretraga podataka​

Forma sadrži polje za pretragu koje filtrira prikaz stavki u tabeli.

Pretraga radi po sledećim podacima:

  • redni broj,
  • godina,
  • klasifikaciona oznaka,
  • naziv,
  • opis,
  • rok čuvanja,
  • količina,
  • lokacija,
  • napomena.

Moguće je pretraživati i po statusima:

  • zakljucan,
  • otkljucan,
  • auto.

8. Automatsko punjenje arhivske knjige​

Forma omogućava automatsko generisanje stavki za tekuću poslovnu godinu.

Automatsko punjenje:

  • koristi podatke iz šifrarnika dokumenata,
  • koristi naloge za knjiženje u tekućoj godini,
  • kreira nove stavke koje još ne postoje za tu godinu,
  • briše postojeće automatski generisane i nezaključane stavke za tekuću godinu i zamenjuje ih novim.

Ova opcija ubrzava početno formiranje arhivske knjige.

Ako postoje nesnimljene promene, sistem prvo preporučuje snimanje pre nastavka.

9. Štampa​

Forma omogućava štampu prikazanih podataka arhivske knjige.

Opcija Štampa služi za pripremu i ispis evidencije iz prikazane tabele.

Vizuelne oznake redova​

Redovi su obojeni prema statusu:

  • Aquamarine - zaključana stavka,
  • PowderBlue - automatski generisana stavka,
  • MistyRose - obična, ručno vođena stavka.

Ove boje pomažu bržem razlikovanju tipova unosa.

Rad sa tastaturom​

  • Enter - ulazak u izmenu ćelije ili prelazak na sledeću kolonu,
  • Esc - zatvaranje forme ako trenutno nije aktivna izmena polja.

Važne napomene za operatera​

  • zaključane stavke nije moguće menjati ni brisati,
  • promene nisu trajno sačuvane dok se ne izabere Snimi,
  • pri zatvaranju forme sistem upozorava na nesnimljene promene,
  • automatsko punjenje može zameniti postojeće automatski generisane nezaključane stavke za tekuću godinu.